輸出貿易管理令に特定されている輸出をする場合には、予め経済産業大臣の承認を受ける必要があり、申請が認められ発給される承認書を輸出承認書という。特定されている輸出とは、同令別表第2に掲げる特定の貨物 (国内価格調整物資、過当競争物資、輸出禁止品他)の輸出、特殊貿易(委託加工貿易)による指定された加工原材料の輸出をいう。
貨物を輸出するにあたり、輸出者名、品目、数量、価格等を記載して税関に提出する書類を輸出申告書といい、税関が輸出を許可し、許可印を押して交付されると輸出許可通知書となる。
輸入貨物が輸入貿易管理令の規定により輸入割当制(IQ)を受けるべき貨物、輸入公表により特定の原産地または船積み地域からの輸入につき承認を要する貨物、外為令により特殊決済とされている方法により決済される貨物を、所定の機関に申請をして輸入の承認を受ける書類で、輸入通関の際に税関の裏書きを受ける必要がある。
貨物を輸入するにあたり、輸入者名、品目、数量、価格、関税、消費税などを記載して税関に提出する書類を輸入申告書といい、税関が輸入を許可し、許可印を押して交付されると輸入許可通知書となる。